Главная » Заработок » Учет переработки рабочего времени: правила оформления. Как отразить сверхурочные часы в табеле? Отражение в табеле сверхурочной работы

Учет переработки рабочего времени: правила оформления. Как отразить сверхурочные часы в табеле? Отражение в табеле сверхурочной работы

Законодательство РФ предписывает нанимателю строго и добросовестно учитывать длительность рабочего времени и отработанных сверхурочных часов. Трудовой кодекс 99 статьей регулирует порядок сверхурочной работы: понятие, продолжительность, регламент ситуаций, когда работник должен дать , а какие ситуации считаются экстренными и согласие не требуется. Среди видов учета выделяют: приказ, ведомость и журнал.

Согласно ст.99 ТК РФ, работа считается сверхурочной, когда выполняется по приказу руководителя и превышает рабочее время сотрудника.

Сверхурочная работа документально в обязательном порядке или табелем.

Журнал учета – это необязательная произвольная форма учета сверхнормативного времени, в которой указываются ФИО работника, количество сверхурочных часов, дата выполнения.

В ст.99 ТК указано, что наниматель должен производить точный учет, но в каком виде этот учет должен производиться не указано. Законодательно правила или форма ведения журнала не закреплены ни в одном нормативном акте.

Каждый день. Классический расчет графика в случае, если работники приходят на работу ежедневно. Высчитывается средний показатель часов в день. Для большинства персонала при 5-дневке это не менее 8 часов. Учет ведется поденно. Больше указанного интервала считается переработкой.
Раз в неделю. Происходит тогда, когда служащие выработают за неделю все нормо-часы, зафиксированные в договоре. Сверхурочкой пойдет работа, выполненная сверх этого. Журнал заполняется раз в неделю.
Суммировано. Такой подсчет времени удобен в ситуации круглосуточного предприятия, при вахтовом методе работы сотрудников. Отметки о норме и сверхнорме указываются раз в месяц, в два, полгода или другого удобного для руководителя периода.

Для чего необходим журнал?

Не относится к обязательной документации. При этом, многие руководители и кадровики используют данный способ учета, поскольку документ:

регистрирует случаи работы, выполненные сотрудниками сверх нормированного трудового режима
упорядочивает привлечение служащих к сверхурочным работам
упрощает процедуру подсчета денежного вознаграждения
контролирует компенсирующие выплаты в виде денежного вознаграждения или отгулов

Правила ведения

Трудовой кодекс не регламентирует ни порядок ведения, ни внешний вид журнала. Каждое предприятие самостоятельно устанавливает правила учета. В зависимости от штата сотрудников ведет журнал:

руководитель
заместитель
другое назначенное лицо

В должностных обязанностях указывается факт ведения журнала.

Существенные нюансы при заполнении:

учет должен быть точным, поскольку от этого зависит соблюдение российского законодательства (не более 4 часов на протяжении 2 дней кряду, 120 ч в год)
задержка на работе по собственному желанию сотрудника не учитывается как сверхнормативное время и, соответственно, не оплачивается
у журнала на последней странице должно быть место для подписи заверителя
удобнее иметь в документе несколько сквозных отверстий для шнуровки, но он не должен быть прошнурованным

В таблицу нужно вносить следующие сведения:

ФИО работника
причину сверхурочки
количество отработанных часов
реквизиты письменного согласия

Не нужно указывать в журнале (деньги или отгул), поскольку решение персонала может измениться и придется переделывать/исправлять документ.

Образцы необходимых документов

Любая сверхурочная работа начинается с приказа. При необходимости получить согласие работника, зафиксированное на бумаге, и/или профсоюза. Только после проведения работ данные заносятся в журнал.

Приказ

Приказ, как любой другой документ, должен иметь:

«шапку»
вводные данные (название, дата, номер)
основную часть
заключение (ФИО, подпись)

Табель

В данном документе сверхурочка обозначается буквой «С» или кодом «04». Графа, в которой указывается данный вид работ, находится под номером 4 (форма № Т-13) или 6 (форма № Т-12). Под указателем ставится цифра, обозначающая количество часов, отработанных сверхурочно.

Журнал

Журнал учета имеет произвольную форму, удобную для конкретной организации. Один из примеров введения документа учета на рисунке.

В ТК РФ указано, что руководитель обязан осуществлять своих служащих. В каком виде производить подсчет, законодательством не регламентируется. Журнал является необязательной, но удобной и полезной для руководителя формой учета сверхурочной работы.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Что такое сверхурочная работа

Трудовой кодекс знает всего две формы законного привлечения сотрудников к работе по той же должности после окончания рабочего дня (ст. 97 ТК РФ). Первая — это ненормированный рабочий день (о ней мы уже говорили ранее, см. статью « »). Вторая — сверхурочная работа. Соответственно, вывод напрашивается сам собой — у тех сотрудников, которым введен ненормированный рабочий день, задержки после окончания рабочей смены сверхурочной работой считаться не будут. Подтверждает это и Роструд, который в письме от 07.06.08 № 1316-6-1 указал: работа сотрудников, которым установлен ненормированный рабочий день, не является сверхурочной, хотя и производится за пределами рабочего дня. Так что никакие доплаты им не положены (все компенсируется дополнительным отпуском).

Урегулировал Роструд и другую часто встречающуюся на практике ситуацию — когда работник не успевает выполнить порученную работу в срок, и по этой причине сам принимает решение задержаться (письмо Роструда от 18.03.2008 № 658-6-0). По мнению чиновников, в таком случае говорить о сверхурочной работе тоже нельзя. Более того, в данном случае вообще нельзя говорить о работе — подобные задержки при определении отработанных часов вообще не учитываются и никак не компенсируются.

Но тут важно понимать, что речь идет именно о тех случаях, когда работа была поручена сотруднику заранее, сроки на ее выполнение были адекватными, и задержка не связана с технологическими и прочими непредвиденными обстоятельствами. В противном случае не исключено появление недовольных сотрудников и, как следствие, жалоб в контролирующие органы.

Во всех остальных случаях привлечение сотрудника по инициативе работодателя к труду за пределами установленного для данного сотрудника рабочего дня является сверхурочной работой (ст. 99 ТК РФ) и требует надлежащего учета и оформления.

Порядок оформления документов

Оформление сверхурочной работы начинается с получения согласия работника на такой «трудовой подвиг» (ситуации, когда согласие не требуется, перечислены ниже). Трудовой кодекс не регламентирует процедуру получения согласия, требуя лишь, чтобы согласие было письменным. Поэтому формально работодатель может получить его и после издания приказа о сверхурочной работе. Но делать так мы не рекомендуем. И вот почему.

Во-первых, есть категории сотрудников (например, инвалиды, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, и др.; полный список см. ниже), которых работодатель обязан в письменной форме уведомить о праве на отказ от сверхурочной работы. Согласитесь, что приказ, в котором указано, что Иванова И.И. привлекается к сверхурочной работе с 18 до 22 часов и одновременно разъясняется ее право на отказ от такой работы, будет выглядеть нелепо.

Во-вторых, правом на такой отказ обладают не только указанные категории сотрудников, но и все остальные (просто не обязательно письменно разъяснять им это право).

Соответственно, любой работник может отказаться от сверхурочной работы без каких бы то ни было негативных последствий. А значит, приказ придется переделывать во избежание путаницы при заполнении Табеля учета рабочего времени и расчете компенсации.

Поэтому мы советуем до издания приказа оформить документ-уведомление, где сотрудник бы расписался в том, что он согласен на сверхурочную работу. В таком документе нужно указать период переработки (в часах) и дату начала сверхурочной работы. В этом же документе можно предложить работнику выбрать форму получения компенсации — денежную или в виде дополнительного отдыха (ст. 152 ТК РФ).

И только после этого на согласившихся сотрудников следует оформить приказ. Унифицированная форма для приказа о привлечении к сверхурочной работе не установлена, поэтому организация может издать его в свободной форме.

Обычно в таком приказе указывается причина, вызвавшая необходимость сверхурочной работы. Тут надо заметить, что статья 99 ТК РФ содержит лишь примерный перечень таких причин — в части 4 этой статьи сказано, что привлекать сотрудников сверхурочно можно и «в других случаях» (единственное отличие — «другие случаи» требуют согласия профсоюза, если он имеется).

Также в приказе приводятся фамилии, должности и табельные номера сотрудников, которые будут трудиться после окончания рабочего дня; указывается время начала сверхурочной работы и время ее окончания. Обратите внимание, что время оформления данных документов, если оно приходится на период после окончания рабочего дня, также включается в часы сверхурочной работы. Дополнительно, напротив каждой фамилии, можно указать реквизиты уведомления, в котором содержится согласие на сверхурочную работу. Оформленный таким образом приказ нужно передать сотрудникам для ознакомления, которое каждый из них должен подтвердить собственноручной подписью.

Время, отработанное сотрудниками сверхурочно, обязательно фиксируется в Табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 или Т-13, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1). Для этого предусмотрен специальный код «С» или 04, который обязательно нужно сочетать с указанием количества часов, отработанных сверхурочно. При этом данные Табеля должны совпадать с данными приказа (а приказ, в свою очередь, с документов о согласии на сверхурочную работу, подписанным работником). Помните также, что Трудовой кодекс запрещает работу сверхурочно более четырех часов в течение двух дней подряд и более 120 часов в год (ст. 99 ТК РФ).

Компенсация переработки

Как уже говорилось выше, Трудовой кодекс предусматривает два варианта компенсации за сверхурочную работу — деньгами или дополнительным отдыхом (ст. 152 ТК РФ). При этом в качестве основного зафиксирован именно «денежный» вариант. А дополнительный отдых предоставляется по желанию сотрудника.

Это означает следующее. Если от сотрудника не поступило заявления о том, что он желает получить дополнительный отдых вместо денег, работодатель обязан оплатить ему переработку в повышенном размере. Этот размер зависит от длительности переработки: первые два часа оплачиваются в полуторном размере, остальные — в двойном. Длительность переработки считается по каждому случаю сверхурочной работы на основании Табеля учета рабочего времени.

Отметим, что Трудовой кодекс не уточняет, в какой форме и когда работник может изъявить желание заменить денежную компенсацию на дополнительный отдых. Получается, что он может сделать свой выбор в любой момент, в том числе и после получения оплаты. Поэтому во избежание конфликтов и лишней работы для бухгалтерии по пересчету выплат, мы рекомендуем согласовывать этот вопрос загодя, в документе, которым сотрудник дает согласие на переработку. Формулировка тут может быть такая: «Дополнительно уведомляем Вас, что согласно статье 152 Трудового кодекса Российской Федерации по желанию работника сверхурочная работа компенсируется предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно. В этой связи просим Вас указать, желаете ли вы получить дополнительное время отдыха. В таком случае сверхурочная работа будет оплачена Вам по обычному тарифу».

Обратите внимание, что Трудовой кодекс не содержит нормы, обязывающей работодателя предоставить дополнительное время отдыха именно тогда, когда этого требует сотрудник. Соответственно, данный вопрос должен решаться по согласованию сторон. Достигнутое соглашение можно зафиксировать в графике сменности на очередной период, если таковой составляется в организации. А если график не составляется, то о предоставлении дополнительного времени отдыха издается приказ. В приказе следует указать ФИО и должность работника, которому полагается дополнительный отдых, и причину, по которой он предоставляется. С данным приказом работника необходимо ознакомить под подпись. В Табеле учета рабочего времени данный отдых отмечается как «НВ» или 28 «Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)».

Сверхурочная работа и суммированный учет рабочего времени

Отдельно нужно остановиться на тех случаях, когда для сотрудников установлен суммированный учет рабочего времени, то есть, когда норма рабочего времени определяется не за день или неделю, а за более продолжительные промежутки (подробнее см. статью « »). Введение такого учета возможно не всегда, а лишь в тех случаях, когда при выполнении отдельных видов работ или по условиям производства не может быть соблюдена ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени (ст. 104 ТК РФ). Соответственно, обязанность обосновать такую невозможность лежит на работодателе, и сделать это нужно в приказе о введении суммированного учета.

Однако вернемся к сверхурочной работе. Для сотрудников с суммированным учетом рабочего времени возможность определить, была ли переработка, появляется только по окончании учетного периода (месяца, квартала, полугодия, года). Соответственно, если такой работник в течение недели оставался после окончания рабочего дня, еще не факт, что его «ударный труд» будет дополнительно оплачен. Ведь вполне возможно, что такая переработка компенсируется недоработкой в другие дни или недели в пределах учетного периода. И по его итогам сверхурочных часов не окажется.

Но данная особенность влияет исключительно на вопросы определения количества сверхурочных часов. Порядок же привлечения сотрудника к внеплановой работе остается прежним, поскольку Трудовой кодекс никаких исключений для этой ситуации не установил. Поэтому по каждому случаю поручения сотруднику работы за пределами его нормального рабочего дня нужно оформлять согласие и приказ, а также учитывать в Табеле (формы Т-12, Т-13) реальное количество отработанных часов.

Еще один нюанс при суммированном учете — два часа, которые согласно статье 152 ТК РФ положено оплачивать в полуторном размере, у таких сотрудников определяются не поденно, а также в целом за период. Например, если по итогам квартала переработка составила 10 часов, то 2 из них будут оплачены в полуторном размере, а оставшиеся 8 часов — в двойном. При этом не важно, как данные 10 часов были распределены в течение квартала по дням. Это вполне может быть и по 30 минут в течение 20 дней (письмо Минздравсоцразвития России от 31.08.09 № 22-2-3363).

Когда не требуется согласие на сверхурочную работу

Согласие не требуется, если сверхурочная работа вызвана чрезвычайными обстоятельствами — при производстве работ, необходимых для предотвращения катастрофы, производственной аварии либо устранения последствий катастрофы, производственной аварии или стихийного бедствия; при производстве общественно необходимых работ по устранению непредвиденных обстоятельств, нарушающих нормальное функционирование систем водоснабжения, газоснабжения, отопления, освещения, канализации, транспорта, связи; при производстве работ, необходимость которых обусловлена введением чрезвычайного или военного положения, а также неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств, то есть в случае бедствия или угрозы бедствия (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и в иных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.

Инвалиды, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, матери, отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, работники, имеющие детей-инвалидов или осуществляющие уход за больными членами семей, отцы, воспитывающие детей без матери, и опекуны (попечители) несовершеннолетних.

Иногда не получается закончить срочное задание, не прихватив два-три часа из времени на досуг. Некоторые имеют ненормированный рабочий день, что обусловлено их должностными обязанностями. Других сотрудников сверхурочно привлекают к труду по вечерам и даже вызывают в выходные. Подобные дополнительные трудозатраты требуют особого контроля в виде правильного оформления, учета переработки рабочего времени и выплаты компенсаций.

Вы узнаете:

Как происходит учет рабочего времени.
Что такое переработка.
Что такое сверхурочная работа и ненормированный рабочий день.
Кого и в каком порядке можно привлекать к сверхурочным работам.
Как происходит учет переработок при суммированном учета рабочего времени.
Как вести табель и журнал учета переработок.
Как оплачиваются переработки.

Способы учета переработки рабочего времени

По действующему законодательству о труде (ст. 91 Трудового кодекса РФ) рабочее время – это временной промежуток, на протяжении которого человек должен выполнять свои трудовые обязанности. Норма рабочего времени установлена Трудовым кодексом (часть 2 той же статьи) и официально не превышает 40 ч. в неделю.

Кроме того, законодательство вменяет в обязанности работодателей учитывать часы, реально отработанные каждым сотрудником (часть 4 указанной статьи), на основании приказа Минздравсоцразвития России № 588н «Об утверждении Порядка исчисления нормы рабочего времени…» от 13.08.2009.

Необходимость учета трудового времени работников предусмотрена следующими нормативами:

разъяснения Минфина СССР № 89, Госкомтруда СССР № 75-АБ, ЦСУ СССР № 10-80 «Об Основных положениях по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве» от 27.04.73 (в части, соответствующей настоящему законодательству);
постановление Госкомстата России № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004.

Последним постановлением № 1 утверждены типовые формы табелей учета рабочего времени – Т-12 (Т-13).

Материал для скачивания:

До наступления 2013 года их нужно было непременно вести в каждой организации, в дальнейшем эту обязанность упразднили. Сейчас рабочее время на предприятиях учитывают при помощи унифицированных форм или собственных шаблонов, принятых организацией локально. Фиксированием отработанного персоналом времени занимается уполномоченный сотрудник (табельщик, кадровик или бухгалтер). На крупных предприятиях такие ответственные должности предусмотрены во всех структурных подразделениях.

Материал для скачивания:

Работодатели вправе выбрать один из способов учета рабочего времени трудящихся.

Поденный метод подразумевает ежедневное выполнение сотрудниками своих трудовых функций на протяжении равных промежутков времени (к примеру, для 5-дневки трудовая норма будет равна 8 часам). Кроме единой продолжительности рабочих дней данный вид учета предусматривает стабильный трудовой распорядок, когда рабочий день постоянно начинается и завершается в одинаковое время.
Понедельный способ в качестве расчетного ориентира подразумевает трудовую неделю. В этом случае норма рабочего времени не изменяется и постоянна каждую неделю. Тем не менее она не должна быть выше 40 часов, в то время как ежедневный режим труда может различаться.
Суммированный метод (ст. 104 Кодекса) определяет в качестве учетного периода месяц, квартал, шесть месяцев или год. Данный прием хорош для случаев, когда нельзя установить (подсчитать) и учесть рабочее время, как в двух предыдущих способах (день, неделя). Чаще всего это внедряется на предприятиях со сменным графиком выходов. При этом виде учета рабочее время каждого штатника за день или неделю может иметь разную длительность, как и у всех членов коллектива. Применение суммированного учета вводится локальными нормативами организации.

Материал для скачивания:

Переработка рабочего времени выше нормы означает увеличение трудового дня сотрудника с нарушением стандартов, закрепленных законодательно. Например, свыше 40 общепринятых часов в неделю для обычных сотрудников или более 36 нормо-часов для медперсонала и прочих профессий с сокращенным рабочим днем.

Трудовой кодекс РФ ограничивает работу даже по сверхурочному времени, превышающему законодательный стандарт (статьи 97, 99, 101). Дополнительная деятельность, выходящая за рамки установленного регламента, допускается как:

сверхурочная;
ненормированный трудовой день.

Эти виды работ нужно оформлять и оплачивать должным образом.

Если предприятие применяет поденный (понедельный) метод учета трудового времени персонала, как правило, особых сложностей с переработкой рабочего времени не возникает, поскольку отчетный промежуток невелик и дополнительные часы видны.

С позиции суммированного учета времени работ ситуация понятна не совсем. С одной стороны, такой учет позволит в каждом случае не оформлять сверхнормативные часы посменным работникам. В результате временные рамки в отчетном периоде могут превышать законодательные нормы, однако в границах учетного промежутка рабочее время в любом случае должно совпадать с официальными стандартами. С другой стороны, в процессе суммированного учета, в особенности при продолжительном периоде отчетности, риск переработки повышается.

Материал по теме из электронного журнала:

Рассказывает практик

При введении ненормированного рабочего дня компенсировать его придется даже при отсутствии переработок

Наталия Пластинина ,

Дополнительный отпуск за сверхурочные работы полагается специалисту независимо от количества его привлечений к такому труду. За это закон не предусматривает соразмерной компенсации. Работник имеет право на все дни отпуска даже при отсутствии переработки (ст. 119 Кодекса, разъяснение Роструда № ПГ/3841-6-1 от 24.05.2012).

Для примера: Варвара С. подала исковое заявление на ГКУ «Лесничество» с требованием предоставить ей отпуск за ненормированный режим работы и уплатить отпускные. Ее трудовым договором предусмотрен дополнительный отпуск длительностью 14 календарных дней за нестандартный рабочий день. Руководитель неправомерно отказал ей в отпуске, не имея на то оснований. Суд вынес решение удовлетворить законные претензии сотрудницы и предоставить ей оплачиваемые дни дополнительного отдыха за ненормированный труд в количестве 14 календарных дней (решение Гайнского РС Пермского края от 27.12.2011).

Чем отличается переработка рабочего времени от сверхурочной работы

Как правило, переработки рабочего времени в организации являются эпизодическим явлением. Это характерно для бухгалтерии в пору сдачи отчетов, для маркетологов при вводе матрицы нового ассортимента, для логистов во время поставок и пр. Переработки типичны для специалистов руководящих должностей (первые лица компании, главный бухгалтер, начальники структурных единиц), помощников (секретарей) руководителя, ведущих сотрудников по внедрению новых проектов и др.

Каждая переработка должна быть целесообразной и обоснованной с точки зрения нанимателя и персонала. Причин тому несколько:

8-часовой рабочий день и 5-дневная трудовая неделя – это физиологически предопределенный режим, придерживаясь которого люди успевают полностью восстановиться для плодотворного труда.
Сотрудник не должен постоянно чувствовать усталость от переработок и затрачивать на них личное время отдыха (что может вызвать протест коллектива).
Любителям сверхурочных часов стоит унять чрезмерный фанатизм и желание любой ценой получить двойную оплату с переработок, а также отказаться от привычки выражать недовольство по поводу своевременного ухода с работы остальных сотрудников, не дожидаясь, пока служебное место покинет начальник.
Систематичность переработки рабочего времени не очень выгодна нанимателю, поскольку ее затратный механизм взвинчивает фонд оплаты труда почти вдвое.

К сверхурочной относится «работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для него продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени – сверх нормального числа рабочих часов за учетный период» (абз. 1 ст. 99 Трудового кодекса РФ, разъяснение Роструда № 3567-6-1 от 02.12.2009).

Данная инициатива руководства должна быть предусмотрена определенным организационно-распорядительным актом.

В коллективе бывают люди, которые предпочитают оставаться в офисе после работы, чтобы потом заявлять начальству, что они вкалывают больше всех бесплатно и без всякого учета. При этом их прямые руководители считают, что эти подчиненные работают плохо и ничего не успевают сделать вовремя. Правы ли сотрудники в данной ситуации? Стоит ли оплачивать подобные переработки рабочего времени согласно установленному законом порядку?

Чтобы признать сверхурочную работу таковой, инициатива ее проведения должна быть подана руководством, а не наоборот. Важно, чтобы все привлечения персонала к дополнительному труду были обоснованы и официально проведены приказом руководства.

Когда подчиненный по своей воле пришел на службу раньше времени либо остался вечером на пару часов, это никак не связано со сверхурочной работой и не подлежит учету в табеле выходов и, разумеется, оплате «отработанных» часов (ст. 99 Трудового кодекса, директива Роструда № 658-6-0 от 18.03.2008). Эти прецеденты можно трактовать как нарушение внутренней трудовой дисциплины, принятой в организации.

Не относится к сверхурочной, хоть и выполняется вне рабочего времени, деятельность персонала, для которого установлен ненормированный трудовой режим (ст. 97, 101 Трудового кодекса, указание Роструда № 1316-6-1 от 07.06.2008), либо совместителей (ст. 601).

Правила привлечения к сверхурочным работам

На многих предприятиях, несмотря на строгое нормирование труда, случаются форс-мажоры, когда сотрудники привлекаются к работе более установленного количества часов. Для этого закон разрешает задействовать персонал сверх утвержденной нормы с соблюдением ряда ограничений и компенсацией переработки при суммированном учете рабочего времени.

На основании статьи 99 Трудового кодекса РФ трудящиеся могут привлекаться к дополнительному труду двумя способами.

С письменного согласия работника , чтобы:

доделать работу, не законченную в срок по уважительным причинам, если ее незавершение наносит урон имуществу организации (государства, муниципального образования) или угрожает здоровью и жизни людей;
срочно отремонтировать конструкции или механизмы, если их неисправность может приостановить работу множества людей;
подменить отсутствующего сотрудника при недопустимых перерывах в работе;
в иных случаях по согласованию с обеих сторон.

Без согласия сотрудника при необходимости:

предупредить производственную аварию, катастрофу, стихийное бедствие и ликвидировать их последствия;
устранить причины и неисправности, которые снижают качество работы транспорта, освещения и связи, систем центрального тепло-, водо- и газоснабжения;
выполнить профессиональные действия в экстренной ситуации (в условиях войны), в чрезвычайной обстановке (возгорание, стихийное бедствие, эпидемия и др.).

Привлекая трудящихся к переработке рабочего времени, руководитель должен соблюдать несколько правил.

Сверхурочную работу нельзя заранее планировать по определению.

В соответствии со ст. 99 Трудового кодекса РФ работодатель вынужден прибегать к такому виду работ в виде исключения – в основном при форс-мажорных обстоятельствах и из-за сбоев в производственном (хозяйственном) процессе. Поэтому недопустимо загодя планировать переработки (директива Роструда № 1316-6-1 от 07.06.2008). На это указывает и практика судов.

Приведем пример. Своим кассационным определением от 13.04.2010 ВС Республики Карелия судебная коллегия по гражданским делам разделила мнение первой судебной инстанции (постановление горсуда г. Петрозаводска от 01.03.2010) по п. 4 обжалуемого предписания Карельской госинспекции труда № 63/22/2-933 от 17.12.2009 о запрещении сверхурочных работ для водителей на основе заранее утвержденного графика, подкрепив свою позицию нижеследующими доводами.

В статье 99 Трудового кодекса РФ перечислены все критерии для возможного привлечения трудящихся к сверхурочным работам.

По коллективному договору (п. 5.2.10) переработка при суммированном учете рабочего времени в месяц (это период учета для водителей ЦТА) допустима с соблюдением Трудового кодекса (ст. 99) и п.5.2.7 данного соглашения. По этому пункту в ходе привлечения сотрудников к ненормированным работам стороны соблюдают положения ст. 99.

В конечном счете суд установил, что занятость водителей организована предприятием с превышением официальных норм рабочего времени. Вдобавок сверхурочные часы практически планируются каждый месяц и расписаны на год вперед, что сопровождается письменным согласием трудящихся. Но фактически это нарушает упомянутую статью 99, которая обязывает руководство получать согласие подчиненного для каждого случая переработки рабочего времени.

В итоге вышеупомянутое решение Петрозаводского ГС было оставлено неизменным, а кассация работодателя без удовлетворения.

Переработки при выполнении сверхнормативных задач рассчитываются по окончании конкретного периода.

Согласно ст. 99 Трудового кодекса РФ и порядку нормирования рабочего времени к сверхурочному виду относится инициируемая нанимателем деятельность, которая выходит за рамки:

официальной продолжительности трудового дня для отдельно взятой категории работников (допустим, 8-часовой день) для стандартного учета времени отработки;
нормального количества рабочих часов в месяц (год, квартал) для суммированного учета трудового времени.

Обратите внимание! При сокращенной продолжительности рабочего дня деятельность, превышающая отведенное время, считается сверхурочной.

Длительность сверхурочных работ ограничена законом.

Для каждого работника сверхнормативная нагрузка не может превышать 4 часов на протяжении двух смежных дней, а также 120 часов в течение года (ч. 6 ст. 99 Трудового кодекса).

Для водителей авто на протяжении смены максимальная переработка при суммированном учете рабочего времени в месяц вместе с нормированным трудом по графику не может быть дольше 12 часов.

Что касается ограничений для сверхурочных работ совместителей, то нужно учитывать следующее. Их трудовой день не может продолжаться более 4 часов (для этой категории трудящихся полноценный рабочий день возможен только во время, свободное от основной занятости). При этом совместительская деятельность за месяц (иной учетный промежуток) не должна занимать более половины нормы рабочего времени за тот же период согласно производственному календарю предприятия (ст. 284 Трудового кодекса).

Однако существует общий лимит длительности сверхнормативных работ для совместителей – до 4 часов два дня подряд и до 120 часов ежегодно (ст. 99), поскольку иной регламент законом не предусмотрен.

Руководитель должен вести строгий учет сверхурочного времени работ.

Поставленный в столь жесткие рамки, работодатель вынужден фиксировать часы сверхурочного труда каждого специалиста. Обычно для этого используется табель учета рабочего времени (стандартные формы Т-12 и Т-13, принятые Госкомстатом России 05.01.2004 в постановлении № 1) либо собственные шаблоны организации.

Сверхурочный труд является эпизодическим.

Привлечение сотрудников к работе сверх норматива не может стать регулярным. Эти меры должны быть исключительными и носить эпизодический характер (указание Роструда № 1316-6-1 от 07.06.2008).

Нарушение регламента привлечения людей к переработке рабочего времени чревато административными санкциями.

По письменному согласию, а также при отсутствии запрета на сверхурочные работы по медицинским показаниям согласно заключению врача к ним допускаются:

инвалиды (ч. 5 ст. 99 Трудового кодекса);
женщины, воспитывающие детей до 3 лет (ч. 5 ст. 99 и ч. 2 ст. 259);
одинокие матери (отцы), самостоятельно растящие детей до 5 лет (части 2, 3 ст. 259);
сотрудники, проживающие с детьми-инвалидами (части 2, 3 ст. 259);
сотрудники, обеспечивающие уход больным членам своей семьи (части 2, 3 ст. 259).

Нарушая порядок привлечения сотрудников к сверхнормативному труду, руководитель организации несет административную ответственность согласно ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (часть 1). Примером служит постановление ФАС ЦО № А08-10945/05-21 от 21.03.2006. Под штрафные санкции подпадают:

должностные лица (уплачивают в бюджет 1–5 тыс. руб.);
юридические лица (уплачивают в бюджет 30–50 тыс. руб. либо их руководящая деятельность приостанавливается на период до 90 дней). Однако несоблюдение нанимателем порядка использования сверхурочного труда (допустим, превышение годового лимита продолжительности) не может лишать специалиста права на оплату переработки рабочего времени.

Как считается переработка при суммированном учете рабочего времени

Суммированный учет – это особый режим работы, построенный на соблюдении графиков (чаще всего сменных или скользящих).

Причиной их разработки является тактика от противного, когда не получается организовать трудовую неделю так, чтобы она имела стабильные нормо-часы, установленные Трудовым кодексом (статьи 91, 92), а именно:

40 часов (общепринятая норма);
36 часов (медработникам);
36 часов (учителям и рабочим опасных производств);
35 часов (инвалидам);
24 часа (несовершеннолетним лицам моложе 16 лет).

Для суммированного учета труда недоработка в одном периоде может быть уравновешена переработкой рабочего времени в другом, что обеспечивает нормативно утвержденный результат. При использовании организацией режима СУРВ ключевым документом становится график работ.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 103) наличие графика обобщенного рабочего времени необходимо только для посменного режима труда. В остальных случаях это требование необязательно. Однако работодатели все же предпочитают иметь такие графики, потому что привести отработанное время в соответствие с официальными нормами другим способом очень сложно. Особенно это касается долгосрочного периода учета.

Для составления графика потребуется ряд нормативных документов локального характера:

коллективный договор;
трудовые договоры с работниками или допсоглашения, оформленные к ним;
внутренний трудовой распорядок;
другие внутренние нормативы.

Заметим, что подготовка графика суммированного учета – весьма трудоемкий процесс. В ходе планирования исполнителей ждет масса проблем, которые решаются с учетом ситуации. Поговорим о главных трудностях, характерных для составления графика СУРВ, и покажем, как их преодолеть.

Установка чередования смен и выходных дней.

С учетом длительности смены за целый год может скопиться столько отработанного времени, что вы рискуете не уложиться в официальный годовой лимит. Это происходит, когда, к примеру, годовая норма выходит нечетной, а расчет смены сделан на четное число.

Выход: готовьте график с самой малой недоработкой или выравнивайте фактические трудовые часы добавочными днями отдыха. С этой целью не стоит указывать в нормативной документации очень точное чередование рабочих смен и выходных, чтобы оставить возможность для маневров.

Санкции за превышение часовых норм.

Переработки при суммированном учете рабочего времени, которые превышают утвержденный максимум, запрещены законом. То есть если структура вашего графика предусматривает сверхнормативные работы, контролирующие органы посчитают это нарушением.

Выход: если не получается точно соблюсти регламент графика, менее проблематичной будет плановая недоработка (естественно, минимальная). Это гораздо лучше, чем превышение норм (пусть и небольшое). Недоработка из-за оплошности работодателя просто оплачивается в размере средней заработной платы сотрудника, а переработка грозит предприятию штрафом.

Ознакомление работников с графиком.

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 103) работник должен быть ознакомлен с посменным графиком за месяц до начала его действия и подтвердить свое согласие подписью. Но здесь наниматель может столкнуться с определенной сложностью. При работе в режиме СУРВ производственная необходимость может вынудить руководителя в любой момент исправлять утвержденный график. Разумеется, общая норма рабочего времени в учетном периоде по любому будет неизменной, зато придется менять порядок выходов и нерабочих дней. А письменное ознакомление сотрудника исключает внесение изменений в график до его вступления в силу.

Но если подобные коррективы все же появятся, они зачтутся как отклонение от нормы, а занятость в эти часы будет расцениваться как переработка при суммированном учете рабочего времени или работа в выходной день, которые оплачиваются по другим нормам.

При этом для подобной отработки опять же потребуется официальный приказ руководства и письменное согласие персонала.

Выход: работодатель обязан ознакомить подчиненного с графиком работ, однако закон не утверждает, что согласие сотрудника должно распространяться на планирование всего учетного периода, хоть он и занимает целый год. Руководителю желательно составить ориентировочный годовой график СУРВ и внедрять его частями, лучше всего помесячно. Так до персонала каждый месяц будет доводиться новый график, который можно вовремя откорректировать.

Переработка в табеле учета рабочего времени

С целью учета рабочего времени на каждом предприятии ведется табель – документ, являющийся обязательной формой бухгалтерского и кадрового учета. По табелю определяется почасовое время, отработанное персоналом, которое в дальнейшем используется при расчете заработной платы и отпускных.

Данные табеля применяются в следующих случаях:

при начислении зарплаты, больничных и отпускных штатным сотрудникам;
при проверках организации контролирующими органами;
при подготовке статистических отчетов и расчета среднесписочной численности трудящихся;
для информирования администрации о соблюдении рабочего режима персоналом. Особенно важен табель учета РВ при посменном графике и сдельной оплате труда.

Табель заполняется на основании общепринятых официальных документов:

приказов руководителя о назначении, различных видов отпусков, командировках, переводах и др.;
листов нетрудоспособности;
служебных записок и справок начальников подразделений;
других деловых бумаг, относящихся к внутреннему документообороту.

Данными табелей учета рабочего времени могут пользоваться сотрудники бухгалтерии, администрация, проверяющие органы (налоговики, инспекция труда и прочие уполномоченные инстанции).

Материал для скачивания:

Данная форма заполняется в одном экземпляре и подшивается в номенклатурное дело бухгалтерии, где хранится 5 лет как основание для начисления зарплаты. Этот период соответствует сроку хранения общих документов по бухучету. На предприятиях с особыми условиями труда табели хранятся до 75 лет. Такая продолжительность вызвана важностью подтверждения дней проведения работ в специфических условиях для льготного выхода на пенсию.

Каждая организация применяет свои способы введения табелей, которые выбирает самостоятельно.

Для табельного учета можно использовать два способа:

сплошную регистрацию , когда ответственный сотрудник заносит данные ежедневно. Способ актуален для режима работ с неодинаковым количеством часов (сокращенный рабочий день, скользящий график);
метод отклонений , включающий неявки по каким-либо причинам, опоздания, также вносят переработки в табель учета рабочего времени и занятость отдельных специалистов в праздничные дни. Этот прием используется организациями со стабильным трудовым распорядком.

Посменный режим работ предусматривает для сотрудников количество выходов, которое переходит из месяца в месяц. Человек с плавающим графиком обычно недобирает или перерабатывает свою норму трудового времени, утвержденную на месяц. Возможно небольшое отклонение в пределах двух смен. Главное – исключить переработку годового норматива трудового времени, так как это вынуждает работодателя платить сверхурочные.

Если график попадает на два дня, то в табеле (в клетке каждой даты) проставляется время фактического присутствия на рабочем месте. Разделение на дни предусмотрено для отражения ночного времени при расчете оплат.

Для суммированного учета существует два типа времени сверхурочных работ.

Внеплановая переработка , когда в непредвиденных случаях сотрудника оставляют после трудового дня, допустим, из-за неявки сменщика. С этой целью руководитель издает приказ. Время данной переработки указывается в табеле буквой «С» («04») и оплачивается по результатам текущего месяца (не конца учетного периода!), где она возникла, причем в повышенном размере. Согласно Трудовому кодексу РФ (статьи 105, 152) в расчеты по всему учетному периоду данное время не входит.
Плановая переработка, которую запрещено учитывать в графике, поскольку инспекция труда накладывает за это штраф. Однако при неправильном расчете количества сотрудников иногда по итогам месяца выходит, что человек отрабатывает больше времени, чем ему положено по нормативам. Поэтому для расчета оплаты труда остаточное количество определяют по результатам учетного периода. Это сверхурочные часы (переработка при суммированном учете рабочего времени), присущие только режиму СУВР. Они отмечаются в табеле как: «Я» («01») – дневная работа, «Н» («02») – ночной труд, «РВ» («03») – занятость в выходные и праздничные дни.

В случае спланированной переработки сверхурочными часами считается отработанное время, превышающее нормо-часы учетного периода. Они вычисляются сложением всех часов указанного промежутка, которые обозначены буквами «Я», «Н» и «РВ», за минусом соответствующей нормы рабочего времени. Эти сверхурочные часы не обозначаются в табеле литерой «С». Ответственное лицо (табельщик) осуществляет учет занятости сотрудников согласно графику и вне его. Однако в его компетенцию не входит квалификация времени, предустановленного графиком, как нормативного и сверхнормативного.

Иногда в рассчитанное количество сверхнормативных часов попадают и те, которые были отработаны в выходные дни и праздники. Они оплачиваются вдвойне (и более) по результатам месяца, когда сотрудник фактически был занят на производстве (ст. 153 Трудового кодекса).

Часы, оплаченные вдвое больше, не входят в подсчет переработки при суммированном учете рабочего времени, которое тоже требует доплаты по окончании учетного периода. Поэтому часы, помеченные в табеле индексом «РВ» («03»), не учтены во времени, за которое положена увеличенная ставка, так как уже были компенсированы в двойном размере (хотя они и являются сверхнормативными в учетном периоде целиком).

Материал для скачивания:

Изменения в табеле делают в соответствии с приказом руководителя в том месяце, когда была выявлена ошибка или несоответствие. После его подписания готовится корректировочный документ, датируемый днем исправления. Новые данные требуют перерасчета заработной платы бухгалтерией и выправления отчетности.

Как вести журнал учета переработок рабочего времени

Трудовой кодекс РФ принуждает предприятия вести полный учет часов занятости своих подчиненных, как правило, при помощи табеля учета рабочего времени. Однако в некоторых организациях дополнительно оформляют журнал, где также фиксируют трудовой режим.

Что отличает его от табеля? Последний учитывает количество часов отработки, а журнал отражает время прихода и ухода персонала. Закон не обязывает руководство организаций вести этот документ, это решение администрация принимает самостоятельно.

Журнал учета рабочего времени оформляется в виде книги, где в строках содержатся Ф. И. О. сотрудников и сведения о рабочем дне каждого, а в столбцах фигурируют необходимые данные.

Создание такого журнала имеет целью:

учитывать время прихода (ухода) на работу персонала организации;
фиксировать опоздания и несвоевременное покидание рабочего места;
мотивировать работников на соблюдение правил трудового распорядка;
регистрировать отсутствие подчиненного целый день;
фиксировать время, проработанное сверх принятого норматива (сверхурочные часы, работа в выходные и праздники, ненормированный график).

Согласно записям в журнале по окончании каждого месяца оформляются табели учета РВ, либо табельщик проводит с ними сверку. Такой журнал не ограничен стандартной или рекомендуемой формой, и каждая организация ведет его по-своему с учетом собственных потребностей.

Титульный лист книги обычно содержит данные:

название предприятия;
дата начала и окончания журнала (последняя вносится после его закрытия);
Ф. И. О. ответственного за документ работника;
номенклатурный индекс дела (если подобный учет имеет место).

Журнал регистрации переработок при суммированном учете рабочего времени может вмещать информацию:

Ф. И. О. работника;
его структурное подразделение и должность;
время прихода на рабочее место;
момент ухода с работы;
отработанные часы;
выходы в нерабочие и праздничные дни, сверхурочная занятость;
мотивы привлечения к сверхнормативному труду;
подпись работника и ответственного лица, удостоверяющая информацию.

Кроме того, в книгу можно внести сразу все данные или завести несколько дел для каждого случая отдельно. Например, журнал общего учета РВ, журнал учета переработки рабочего времени, а также книги учета для:

работников со сменным графиком;
сотрудников с ненормированным рабочим днем;
отдельных категорий персонала организации.

Книга учета РВ считается внутренним документом предприятия и относится к его делопроизводству, поэтому ее оформление должно соответствовать правилам. Прежде всего, следует определить форму будущего журнала, а затем утвердить ее приказом или распоряжением.

Следом регистрируется распорядительный документ о начале действия вводимого учета. Он составляется в произвольной форме и содержит подробную информацию такого плана:

назначение журнала и порядок его применения.
лица, ответственные за ведение документа;
обязательство персонала отмечаться в журнале у ответственного работника.

Затем руководитель подписывает приказ, и с его содержанием знакомят весь штат. Кроме того, можно обосновать целесообразность ведения журнала в каком-то локальном нормативе предприятия, например правилах внутреннего трудового распорядка, инструкции по делопроизводству.

При введении журнала учета рабочего времени следует соблюдать порядок его оформления, как и всех остальных документов организации в соответствии с общими правилами делопроизводства.

Его нужно заполнять аккуратно, не делая ошибок, зачисток и исправлений. Если погрешность все же допущена, неверная запись зачеркивается и это действие заверяется подписью ответственного за журнал.

Статьей 586 пункта 7.1 части II «Перечня типовых управленческих архивных документов» установлено, что журналы учета рабочего времени, графики и табели хранятся в архиве организации пять лет. На предприятиях с вредными, опасными и тяжелыми условиями труда этот срок продлен до 75 лет.

Рассказывает практик

Работники не имеют права самовольно компенсировать переработки

Наталия Пластинина ,

заместитель начальника службы юридического сопровождения филиала ОАО «РОСТ БАНК», г. Волгоград

На основной график рабочего времени персонала не должен влиять ненормированный рабочий день. С этим режимом связано множество спорных ситуаций, когда трудящиеся пытаются оспаривать дисциплинарные взыскания, наложенные на них администрацией предприятия. Наниматели наказывают подчиненных за преждевременный уход с работы, опоздания и другие проступки. В каждом подобном споре присутствует единая тенденция – сотрудники с ненормированным рабочим днем уверены, что они вправе самостоятельно определять, когда им появляться на рабочем месте и когда его покидать, аргументируя тем, что они находятся в офисе дольше сослуживцев, редко ходят на перерыв, никогда не оформляют больничный и т. д. Разумеется, это мнение в корне ошибочно, и судьи в данных ситуациях оправдывают руководство.

К примеру, Иван М. получил дисциплинарное взыскание за опоздание на службу в форме замечания. Он обратился с иском в суд, требуя признать приказ о наказании незаконным. Истец пояснил, что он работает по ненормированному графику, которым начало и конец рабочего дня не установлены.

Суд обозначил, что данный трудовой режим не освобождает заявителя от выполнения функциональных обязанностей в рамках установленного для него графика рабочего времени. Истец не может произвольно выбирать часы своего появления и ухода со службы, так же как и опаздывать в начале дня (апелляционное определение Московского ГС № 33-44271/2015 от 26.11.2015). В итоге Ивану М. было отказано в удовлетворении иска.

Оплата переработки при суммированном учете рабочего времени

Чаще всего оплата труда за отработанные нормо-часы производится в размере почасовой ставки или должностного оклада, указанных в штатном расписании. К ней могут быть присоединены и дополнительные вознаграждения (премии, надбавки), предусмотренные коллективным договором организации. В то же время при превышении официальных норм занятости сотруднику положена доплата соответственно числу излишне отработанных часов.

Законом установлено, что допустимая переработка при суммированном учете рабочего времени в год составляет 120 часов (при этом не превышая 4 часов за два дня подряд).

Статьей 152 этого документа предусмотрена повышенная оплата за переработки:

первые 2 часа – 1,5 тарифной ставки;
каждый последующий час – двойной тариф.

Приведенные величины оплаты переработок считаются обязательными и минимальными. Это означает, что работодатель может повысить эти суммы на свое усмотрение, но платить меньше лимита не имеет права. Это положение должно присутствовать в коллективном договоре, отраслевых соглашениях и индивидуальных договорах с работниками.

Для удобного проведения расчетов многие бухгалтеры и кадровики работают с производственным календарем, который составляется с учетом перенесения рабочих дней согласно выходным и праздникам, установленным Правительством РФ. Там уже рассчитаны нормы рабочего времени для каждого из возможных трудовых режимов. Остается только сравнить фактическое время отработки отдельного сотрудника с данными календаря. Обнаруженные излишки – это переработка при суммированном учете рабочего времени.

Точно так же несложно рассчитывается доплата по ст. 152 Кодекса с учетом того, что для типового графика обычно применяется система окладов. То есть вначале следует определить почасовую ставку, а после умножить этот показатель на отработанное время с принятым коэффициентом (согласно директиве Минтруда № 1202-21).

С этой целью нужно установить базу, которая станет основой вычислений. Из-за отсутствия официального порядка и неясности по поводу того, что следует брать в расчет (голый оклад либо средний почасовой заработок с премией и стимулирующими доплатами), работодатели вынуждены утверждать свои методы расчета базовой суммы. Если в организации подобного порядка нет, стоимость часа исчисляется как размер оклада, отнесенный к числу нормо-часов (согласно среднегодовой или месячной норме). Иначе говоря, часовую составляющую оклада считают по формулам:

оклад делят на нормо-часы в месяц;
оклад делят на частное от деления годового количества нормо-часов на 12.

Допустим, оклад бухгалтера – 20 000 руб., месяц состоит из 20 рабочих дней продолжительностью по 8 часов.

20000: 20: 8 = 125 руб/час.

В то же время переработка при суммированном учете рабочего времени в месяц составила 4 часа: 3 – в начале учетного периода и 1 – в середине. По статье 152 первые 2 часа работы оплачиваются с использованием коэффициента 1,5, остальные по двойному тарифу.

125 × 1,5 × 2 + 125 × 2 × 1 = 456 + 250 = 706 руб.

125 × 1,5 × 1 = 187,5 руб.

В итоге плата за переработку равна: 706 + 187,5 = 893,5 руб.

Российское законодательство о труде предусматривает не только компенсацию сверхурочно отработанного времени, но и деятельности в выходные дни. Известно, что по статье 153 даже несколько часов занятости в нерабочие дни (включая праздники) оплачиваются вдвойне исходя из почасовой ставки или оклада, не говоря о выполнении остальных условий для дополнительного труда.

Так, статья 113 устанавливает, что привлечение сотрудника к работам в выходные дни недопустимо, кроме экстренных ситуаций, в результате которых может быть причинен ущерб имуществу организации или людям, проживающим вблизи учреждения (в населенном пункте).

Допустим, если в городе поврежден трубопровод центрального отопления, это отразится на жителях, которые будут лишены тепла. В этом случае для устранения аварии предприятие имеет веские основания вызвать нужное количество рабочих в выходной день, даже без их согласия, однако с гарантией оплаты отработанного времени согласно действующим нормативам.

К примеру, оклад слесаря – 15 000 руб. и в свои выходные он проработал 16 часов. Вычисляем оплату его труда в час: 15000: 20: 8 = 93,75 руб. Далее: 93,75 × 2 × 16 = 3000 руб. При отказе работника от двойной оплаты часы переработки рабочего времени суммируются за весь месяц и рассчитываются по обычной ставке (93,75 руб/час). Сотрудник при этом получит два добавочных выходных, которые он может отгулять в любое удобное время на свое усмотрение.

Как избежать переработки часов при суммированном учете рабочего времени

Чтобы не допустить переработки при суммированном учете рабочего времени и прочих неожиданностей в конце учетного периода, а также соблюсти законы о труде, кадровики обычно поступают так:

Готовят график работы персонала на следующий год, учитывая нормы Трудового кодекса, а именно:

непрерывный отдых за неделю – не меньше 42 часов (ст. 110);
обеденный перерыв – 0,5–2 часа (ст. 108);
ночные смены сокращены на час (ст. 96);
запрет двух смен подряд для одного работника (ст. 103).

К тому же при разработке графика берут в расчет ежегодные отпуска продолжительностью не менее 28 календарных дней.

В готовом графике проверяют число часов и выбирают удобный для организации отчетный период (точнее, за какой промежуток суммарное время занятости не выходит за рамки 40-часового или другого недельного норматива).
Когда после проведения данной аналитики по-прежнему получается переработка на конец отчетного периода, урезают рабочее время некоторых смен (если это возможно в производственном процессе), чтобы «впихнуть» график в норматив.
Полученное в результате сверхнормативное время оформляют должным образом и вносят в соответствующие документы.

Информация об экспертах

Наталия Пластинина , заместитель начальника службы юридического сопровождения филиала ОАО «РОСТ БАНК», г. Волгоград. Наталия Пластинина окончила Саратовскую государственную академию права (ныне ставшую Саратовской юридической академией), получив квалификацию «юрист». Опыт работы по специальности составляет 18 лет и сложился в основном в банковской сфере: работала в различных должностях по юридической специализации в АБ «Инкомбанк», «Комплексбанк», «Стема-Банк», ОАО «Альфа-Банк», ОАО «Балтийский Банк». В настоящее время занимает должность заместителя начальника службы юридического сопровождения филиала ОАО «РОСТ БАНК». За период работы по специальности успела также пройти школу адвокатской практики и получить кратковременный опыт работы в крупной строительной организации, пришедшиеся на период банковского кризиса.

Как в табеле отразить сверхурочные часы работы, если в табеле учета рабочего времени отражаются дни неявок. И вот ситуация: Водителя автомобиля привлекли к сверхурочной работе в ночное время в количестве 4 часов(это была пятница) и в выходной день(воскресенье) в количестве 4 часов? Спасибо.

Ответ

Если в табеле регистрируются только случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка. В верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней - условные обозначения отклонений.

При наличии у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой - условное обозначение вида отклонения, а знаменатель - часы работы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется.

Таким образом, можно сказать, что сверхурочная работа в данном случае будет являться отклонением от общеустановленного режима в учреждении. Следовательно, в верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней - условные обозначения отклонений (например, 4/С)

Часы сверхурочной работы отмечаются как - С.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Как заполнить табель учета рабочего времени по форме № 0504421

Н.З. Ковязина

В бюджетных организациях и учреждениях применяют типовую форму табеля учета использования рабочего времени .

Табель применяют для учета использования рабочего времени или регистрации различных случаев отклонений от нормального использования рабочего времени. Выбор способа заполнения табеля закрепите в локальном акте в рамках формирования учетной политики учреждения.

Табель заполняет ответственное лицо, назначенное приказом, ежемесячно в целом по учреждению или в разрезе структурных подразделений: отделов, отделений, факультетов, лабораторий и т.п., и обособленных подразделений: филиалов.

Табель открывают ежемесячно за 2-3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.

Изменения списочного состава работников в табеле производят на основании документов по учету труда и его оплаты: приказов о приемах, увольнениях и т. п.

Есть только два принципиальных отличия.

Первый момент заключается в том, что теперь в табеле можно указывать как случаи отклонения, так и фактические затраты рабочего времени. Конкретный способ заполнения табеля определяет само учреждение.

Второй момент, это «учетный номер» сотрудника (графы 2, 3). Учетный момент - это идентификатор сведений о физическом лице, таких как табельный номер или СНИЛС ( Методических рекомендаций, приведенных в ). Поэтому в графе 2 следует проставить табельный номер сотрудника, а в графе 3 - СНИЛС.

При необходимости учреждения вправе вносить изменения или дополнения в форму табеля ( Порядка, утвержденного ).

Пример заполнения табеля учета рабочего времени по форме № 0504421

Ответственный за составление табеля учета рабочего времени в государственном учреждении научно-исследовательском институте «Альфа» специалист по кадрам И.А. Игнатьева заполнила, подписала и сдала в бухгалтерию .

Как правильно произвести оплату сверхурочных часов в такой ситуации: работник на МРОТ, суммированный учет рабочего времени, учетный период - год. В ноябре отработал 165 часов при норме 167, оплата произведена за 165 часов из расчета МРОТ. В декабре отработал 11 часов и ушел в отпуск до конца года. В декабре при подсчете отработанного времени за год вышла переработка за год в целом 17 часов. Как эту переработку отразить в табеле, нужно ли делать корректирующий табель за ноябрь? Нужно ли предварительно (в ноябре) издавать приказ о привлечении к сверхурочной работе? Или достаточно приказа об оплате в двойном размере 17 -ти часов, а 11 часов за декабрь оплатить из расчета МРОТ?

Ответ

Количество часов, отработанных сотрудником сверхурочно, определяйте по табелю учета рабочего времени, в котором учитывается количество фактически отработанных часов, расчетным путем. Отдельно отражать в табеле количество часов, отработанных сверхурочно не нужно.

Если в ноябре количество фактически отработанных сотрудником часов отражено правильно, то корректировать табель за ноябрь не нужно.

Если сотрудник в ноябре работал по графику, то издавать приказ о привлечении к сверхурочной работе не нужно. Достаточно приказа об оплате переработки, которую определили по итогам учетного периода. В декабре зарплату исходя из МРОТ нужно определить пропорционально отработанному времени.

Пример расчета доплаты за сверхурочную работу приведен в обосновании (рекомендация № 2).

Обоснование

Как вести учет рабочего времени

Суммированный учет

Как вести суммированный учет рабочего времени

При суммированном учете ежедневная и еженедельная продолжительность рабочего времени может отклоняться от установленной нормы. Однако в течение определенного учетного периода все допущенные переработки должны быть компенсированы за счет недоработок.

Учетным периодом может быть месяц, квартал, полугодие и т. д., но не более года. Исключение – учет рабочего времени сотрудников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Для них учетный период не может превышать три месяца.

Суммарную норму рабочего времени определяйте по производственному календарю исходя из нормальной продолжительности рабочей недели, установленной для определенной категории сотрудников. Например, по общему правилу нормальная продолжительность рабочей недели составляет 40 часов (ч. 2 ст. 91 ТК РФ), для сотрудников в возрасте до 16 лет – не более 24 часов в неделю (абз. 2 ч. 1 ст. 92 ТК РФ). При этом для сотрудников, работающих в режиме неполного рабочего времени, нормальная продолжительность рабочей недели уменьшается. Конкретный способ ведения суммированного учета нужно предусмотреть в Правилах трудового распорядка.

Отдельно скажем про учет рабочего времени сотрудников, которые заняты на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. По общему правилу для них учетный период не может превышать три месяца. Но бывает, что из-за сезонного и (или) технологического характера работы для некоторых сотрудников установленная продолжительность рабочего времени не может быть соблюдена в течение их учетного периода. Тогда период можно увеличить до года на основании отраслевого (межотраслевого) соглашения и коллективного договора.

Такой порядок определен статьей 104 Трудового кодекса РФ.

Особенности режима рабочего времени и времени отдыха работников транспорта, связи и других, имеющих особый характер работы, определяются в порядке, установленном постановлением Правительства РФ от 10 декабря 2002 № 877. В частности, специфика работы водителей автомобилей описана в Положении, утвержденном приказом Минтранса России от 20 августа 2004 № 15.

Пример суммированного учета рабочего времени

В ГУ «Альфа» введен суммированный учет рабочего времени для водителей, занятых междугородними перевозками. Учетный период – месяц. В Правилах трудового распорядка это было отражено следующим образом.

В марте 2017 года водитель Ю.И. Колесов отработал 175 часов. Колесов относится к категории сотрудников, в отношении которых установлена 40-часовая рабочая неделя (ч. 2 ст. 91 ТК РФ). Поэтому по производственному календарю его норма рабочего времени за март 2017 года составляет 22 рабочих дня (175 ч).

Таким образом, в учетном периоде установленная норма рабочего времени превышена не была.

Неполный период

Как определить норму рабочего времени при суммированном учете, если сотрудник работает не с начала месяца

Для этого нужно посчитать количество часов, которое приходится на рабочие дни в период с начала работы до конца учетного периода. Например, сотрудник устроился на работу 11 июля 2017 года. Если в учреждении учетный период – месяц, то обычная норма рабочего времени за июль при пятидневной рабочей неделе будет 21 рабочий день (168 часов). За период с 11 по 31 июля 2017 года 15 рабочих дней. Норма рабочего времени за неполный период будет 120 часов (15 дн. × 8 ч).

Недоработка и переработка

Как оплачивать недоработку и переработку при суммированном учете, если сотруднику установлен оклад

При суммированном учете по итогам учетного периода у сотрудника возможны недоработки или переработки. Оплачивайте отклонения в зависимости от того, установлен сотруднику оклад или часовая ставка.

При подсчете нормы рабочего времени для конкретного сотрудника исключите периоды, когда человек не работал, но за ним сохранялось место работы: болезнь, отпуск и т. д. Действует уменьшенная норма. Пропорционально уменьшают норму и если сотрудник устроился на работу не с начала календарного месяца. Это правило действует для сотрудников как с окладом, так и с часовой ставкой.

Оклад. Если человек отработал все свои дни по графику в течение месяца, то он получает оклад. Норму часов в этом случае (недоработку) не учитывайте. По окончании учетного периода смотрите только переработку.

У сотрудника А.С. Кондратьева суммированный учет и месячный оклад – 20 000 руб. Он работает с 17 августа 2017 года, ему установлена 36-часовая рабочая неделя, учетный период – год.

Кондратьев увольняется 29 сентября 2017 года. По графику сотрудник фактически отработал 230,4 часа (из них 79,2 ч в августе и 151,2 ч в сентябре). Это и есть норма рабочего времени Кондратьева за период с 17 августа по 29 сентября 2017 года. Соответственно, недоработки нет.

За август Кондратьеву начислили зарплату за фактически отработанное в августе время исходя из тарифной ставки, которую определили расчетным путем. Для этого оклад разделили на норму рабочего времени по производственному календарю при 36-часовой рабочей неделе. Зарплата за август составила:

20 000 руб. : 165,6 ч × 79,2 ч = 9565,22 руб.

За сентябрь Кондратьев получил полный оклад, поскольку отработал все дни по графику.

Все время, что сотрудник отработал сверх нормы, – переработка, ее оплачивайте в повышенном размере (ст. 152 ТК РФ).

Сотрудник работал в выходные и нерабочие праздничные дни? Тогда их также оплачивайте в повышенном размере в зависимости от графика работы.

Часовая ставка. Сотрудникам с часовой ставкой при суммированном учете рабочего времени оплачивайте часы, которые человек фактически отработал по своему графику в каждом месяце учетного периода. Для оплаты недоработанных часов установите причину недоработки. Возможны три варианта:

 виноват сотрудник (например, опаздывал, прогуливал и др.). Неотработанные часы не оплачивайте;

 вина работодателя (например, неверно составлен график). Зарплату сотруднику начислите за фактически отработанное время и сравните со средним заработком. Сумма исходя из отработанных часов получилась меньше среднего заработка? Тогда доплатите разницу до среднего заработка;

 обстоятельства, которые не зависели от воли сторон. Неотработанные часы оплачивайте в сумме 2/3 тарифной ставки (оклада), рассчитанной исходя из фактически отработанного сотрудником времени.

Это следует из положений статьи 155 Трудового кодекса РФ.

По факту сотрудник с часовой ставкой отработал больше часов, чем ему положено по графику? Тогда оплатите переработку.

Табель

Учет фактически отработанного времени ведите по каждому сотруднику в табеле учета рабочего времени.

По какой форме вести табель учета рабочего времени

Табель ведите по форме № 0504421 (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, приложение 1 к приказу Минфина России от 30 марта 2015 № 52н).

Вести учет рабочего времени в табеле (ф. 0504421) можно одним из способов:

 регистрировать только случаи отклонений от нормального использования рабочего времени;

 вести сплошной учет фактических явок и неявок на работу.

Выбранный способ закрепите в учетной политике. В том числе закрепите, какую информацию отражаете в графах 20 «Итого дней (часов) явок (неявок) с 1 по 15» и 37 «Всего дней (часов) явок (неявок) за месяц»: «явки» или «неявки».

Если в табеле отражаете отклонения, в соответствующих графах в верхней половине строки укажите часы отклонений, а в нижней – коды отклонений. Также в нижней части запишите часы работы в ночное время.

А как быть, если у сотрудника учреждения было два вида отклонения от нормального использования рабочего времени в один день? Тогда нижнюю половину записывайте в виде дроби, где числитель – условное обозначение отклонения, а знаменатель – часы работы (например, С/2). Если отклонений в один день еще больше, то сотрудника занесите в табель (ф. 0504421) дважды.

Такой порядок установлен Методическими указаниями к приказу Минфина России от 30 марта 2015 № 52н, письмом Минфина России от 2 июня 2016 № 02-06-10/32007.

Уже после закрытия табеля ответственный сотрудник может обнаружить неучтенные или неполные отклонения. Например, сотрудники могут поздно принести листки нетрудоспособности, приказы об отпуске, командировках. В таком случае в табель (ф. 0504421) нужно обязательно внести изменения. Для этого нужно представить корректирующий табель. При этом в строке «Вид табеля» поставьте – «корректирующий», а в показателе «Номер корректировки» – цифру начиная с единицы – в зависимости от количества корректирующих табелей.

На основании корректирующего табеля бухгалтерия пересчитает зарплату сотрудникам за календарные месяцы, предшествующие текущему месяцу начисления зарплаты.

Такой порядок следует из Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 № 52н.

Учет сверхурочной работы

Количество часов, которые сотрудник отработал сверхурочно, определяйте по табелю учета рабочего времени.

Сотруднику с суммированным учетом рабочего времени доплата за сверхурочные за первые два часа каждого дня в учетном периоде должна быть не менее чем в полуторном размере, за последующие часы – в двойном.

При суммированном учете сверхурочными считаются часы, которые отработаны свыше установленной для учетного периода нормы рабочего времени. При этом работа в праздничные дни входит в месячную норму рабочего времени. Оплачивайте сверхурочную работу так:

 за первые два часа, приходящиеся в среднем на каждый рабочий день учетного периода, – не менее чем в полуторном размере;

 за последующие часы – не менее чем в двойном размере.

Такой порядок следует из статьи 152 Трудового кодекса РФ.

Совет: закрепите порядок расчета часовой тарифной ставки сотруднику, которому установлен суммированный учет рабочего времени, во внутренних документах учреждения (например, в Положении об оплате труда). Необходимость этого вызвана тем, что в законодательстве порядок расчета часовой тарифной ставки не установлен.

Укажите, что часовая тарифная ставка определяется путем деления оклада на среднемесячное количество рабочих часов. Среднемесячное количество рабочих часов рассчитайте по формуле:

В 2017 году среднемесячное количество рабочих часов:

 при 40-часовой рабочей неделе – 164,42 часа;

 при 36-часовой рабочей неделе – 147,95 часа;

 при 24-часовой рабочей неделе – 98,55 часа.

Такой порядок расчета среднемесячного количества часов рекомендован в письме Минздрава России от 2 июля 2014 № 16-4/2059436. Если рассчитывать часовую ставку по указанной формуле, оплата одинакового количества сверхурочных работ будет одинаковой во всех месяцах.

Водителю ГУ НИИ «Альфа» Ю.И. Колесову установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период – квартал. По календарю 40-часовой рабочей недели в I квартале 2017 года 454 рабочих часа, в том числе:

 в январе – 136 часов;

 в феврале – 143 часа;

 в марте – 175 часов.

Оклад Колесова составляет 20 000 руб.

В феврале Колесов был в отпуске и пропустил два дня или 16 рабочих часов. При этом в марте сотрудник вместо 175 часов отработал 177 часов. Переработка была 24 марта. Таким образом, всего в I квартале 2017 года сотрудник фактически отработал 440 часов.

Учитывая время отпуска, за учетный период сотрудник должен был отработать:
454 ч – 16 ч = 438 ч.

Переработка составила 2 часа (440 ч – 438 ч).

При суммированном учете оплачивать сверхурочные нужно минимум в полуторном размере за первые два часа, приходящиеся в среднем на каждый рабочий день учетного периода. А за последующие часы – не менее чем в двойном размере.

Для расчета доплаты за сверхурочную работу бухгалтер «Альфы» рассчитал часовую ставку, исходя из среднемесячного количества рабочих часов. Такой порядок закреплен в Положении об оплате труда учреждения. При 40-часовой рабочей неделе среднемесячное количество рабочих часов составляет 164,42 часа.

Часовая ставка равна:
20 000 руб. : 164,42 ч = 121,64 руб./ч.

Доплату за сверхурочную работу бухгалтер «Альфы» рассчитал так:
121,64 руб./ч × 2 ч × 1,5 = 364,92 руб. – доплата за часы сверхурочной работы.

Как установить размер зарплаты

Какой должна быть минимальная зарплата (МРОТ)

Если сотрудник отработал за месяц свою норму времени и выполнил все обязанности, его зарплата не должна быть меньше минимума. Есть несколько значений такого минимума.

Ситуация: как правильно установить зарплату внутреннему совместителю (заработок по основному месту работы и по совместительству), чтобы соблюсти требование о МРОТ

Зарплату по основному месту работы и по совместительству установите раздельно.

Размер зарплаты по основному месту работы должен быть не ниже МРОТ, если сотрудник выполнил за месяц установленную норму (ч. 3 ст. 133 ТК РФ). Проверьте, соответствует ли такая зарплата МРОТ. Зарплату по совместительству в расчет не берите.

В трудовом законодательстве нет прямого требования, чтобы величина зарплаты по совместительству была не меньше МРОТ. Но чтобы избежать конфликтов с сотрудниками, ориентируйтесь на минимальное значение – пропорционально отработанному времени.

Напечатать