Как заполнить заявку на подбор персонала. Заявка на подбор персонала. Полная информация о компании

Здесь вы можете:

• скачать заявку на подбор персонала (образец пустого бланка) - см. ниже ;
• скачать пример заполненной заявки - см. ниже ;
• узнать, что необходимо указать в бланке на поиск персонала.

Заявка на специалиста должна быть комплексной и максимально подробной! В ней следует сделать расширенное описании критериев подбора, факторах мотивации и каналах поиска персонала. Такую форму (анкету) можно составить по примеру техзадания, применяемому во многих отраслях бизнеса, когда компании-заказчику необходимо разработать техническое задание для поставщика услуг.

Техническое задание обычно включает в себя: 1) основные требования, предъявляемые к услуге; 2) исходные данные для его выполнения; 3) область применения услуги; 4) стадии работ; 5) состав задания; 6) сроки его исполнения. Такой "технократический" подход к подготовке заявки на поиск и подбор специалистов будет способствовать более оперативной и точной работе кадрового агентства , чем в случае с обычной формой заявки. Для вашей компании рекрутинговое агентство быстрее и точнее выполнит поиск и подбор сотрудника.

образец пустой и пример заполненной формы

Заявка на подбор персонала (образец бланка)

Пример заполнения бланка заявки на персонал

Как заполнить заявку на подбор специалиста

Традиционный бланк на подбор персонала (руководителя, менеджера, инженера или рабочего), которую обычно предлагает заполнить специалист кадрового агентства, как правило, содержит пробелы. В ней часто не хватает конкретики, необходимой ему же самому для организации системного поиска, оценки и мотивации кандидата. Рекомендуем бланк (анкету) на предоставление персонала дополнить тремя параметрами, способными помочь рекрутеру вести результативный поиск кандидата и хорошо подготовиться к переговорам с ним (см. ниже рекомендации по заполнению бланка заявки).

1. Используйте язык профессии специалиста, которого ищете.
2. Указывайте факторы мотивации кандидата.
3. Указывайте список предприятий, в которых возможно найти нужные кадры.

1. Применяйте язык профессии персонала, которого ищете.
Каждый специалист ежедневно использует в своей деятельности определенный профессиональный язык (лексика, терминология, аббревиатура). Этот язык очень специфичен для каждой профессии и может быть использован рекрутером в качестве ключевых слов для поиска и предоставления кандидатуры на вакансию.

Допустим, ваша компания занимается проектированием, а вам в электротехнический отдел требуется работник по специальности Инженер-электрик на должность Инженера-проектировщика. В этой части бланка заявления на персонал можете перечислить профессиональную лексику, терминологию, аббревиатуру, относящиеся к специфике проектирования в данном проектном отделе, пример:
- проектирование объектов класса напряжения 0,4/6/10 кВ;
- выполнение разделов проекта "Электроснабжение, электроосвещение, электрооборудование";
- разработка комплектов чертежей марок: ЭС, ЭО, ЭН, ЭМ.

Эта лексика и терминология будут использованы рекрутером в момент поиска специалистов в базах данных резюме самого , а также во время поиска сотрудников в на сайтах по поиску персонала. А знание терминологии поможет ему при поиске в бизнес-справочниках предприятий, оказывающих проектные электротехнические услуги, в состав которых входит выпуск проектов по данным маркам проектирования и данному классу напряжения. Составлять подобный список организаций (о нем будет упомянуто ниже), ему необходимо для поиска в них сотрудника и предоставления его на вакансию заказчика.

Часто, особенно при поиске сотрудника - инженера редкой специальности, перечисленная а задании терминология является ключевой информацией для успешного поиска и подбора персонала на вакансию. А употребление рекрутером профессиональной лексики в переговорах с кандидатом будет способствовать формированию доверия у него доверия к рекрутеру. Построение доверительных отношений с кандидатом на заявку крайне необходимо для мотивации его на рассмотрение предложения о работе в вашей организации.

Составив подобный список ключевых слов, вы поможете рекрутеру точнее понять критерии поиска и отбора кандидата, максимально соответствующего требованиям заявки на вакансию. И, в конечном итоге, поможете ему быстрее закрыть вакансию.

2. Указывайте факторы мотивации кандидата.
2.1. Привлекательные факторы должности.
У каждой вакантной должности (рабочего места) есть свои привлекательные факторы. Самые очевидные – это размер дохода, возможность карьерного роста, социальный пакет. Существуют и неочевидные факторы, но очень важные для принятия решения соискателем оставить свое прежнее место работы и выйти на новое. К таким факторам можно отнести: высокую организацию труда внутри компании, возможность пройти профессиональное обучение за счет предприятия, участие в международном проекте, возможность работать с крупным и известным заказчиком и т. д..
О таких привлекательных факторах рекрутер агентства (или внутренний рекрутер вашего отдела кадров), должен узнать от вас как можно больше. Указывайте их в бланке на персонал.

Эти знания помогут рекрутеру:

• при переговорах с соискателями;
• при работе с их возражениями;
• при их мотивации на рассмотрение предложения о работе.

В целом, возможность преподнести соискателям работу в вашей вакантной должности в привлекательном свете намного сокращает сроки выполнения заявки на предоставление персонала.

В рекрутинге часто встречаются ситуации, когда наиболее интересные для компании-работодателя кадры (возможные претенденты на вакантную должность) стабильно работают в каких-то других организациях, и имеют уровень дохода равный тому, что предлагает новая фирма-работодатель. И когда такие специалисты, во время разговора с рекрутером или сотрудником отдела кадров, получают от него минимум сведений о компании, узнают минимум интересного о вакансии, то обычно сравнивают новое предложение о работе со своей текущей работой по ясному и понятному в этой ситуации критерию - "размер заработной платы".

Чтобы рекрутер смог заинтересовать специалиста предложением о работе в вашей организации, он должен сообщить ему как можно больше конкретных плюсов о вашей вакантной должности.

2.2. Привлекательные факторы компании.
Другой важный аспект мотивации специалиста - это привлекательность предприятия как работодателя.

Рекрутер должен узнать как можно больше положительного о вашей организации, чтобы презентовать ее кандидату как успешного работодателя.

Менеджеру по подбору персонала (рекрутеру) можно передать презентационные материалы/документы о фирме, можете рассказать о ее достижениях, о клиентах, о реализованных проектах, о стабильности на рынке, о денежном обороте в год. Об отношении организации как работодателя к своим сотрудникам, о том, как строятся взаимоотношения внутри компании, о социальной программе для членов семей сотрудников и т.д.. Чем больше позитивного будет знать рекрутер о компании, тем легче ему будет убедить специалиста рассмотреть предложение о работе именно на вашем предприятии. Обязательно напишите в заявке (анкете) на подбор кандидата несколько строчек о том, почему ваше предприятие является привлекательным для сотрудников.

Работникам, которым рекрутер предлагает сменить место работы, крайне важно узнать как можно больше конкретики как о самой работе, так и о компании. Конкретика мотивирует и дает ощущение порядка и стабильности.

3. Указывайте список предприятий, в которых можно найти кандидата.
Один из эффективных способов поиска и подбора сотрудника с необходимым опытом работы – это поиск кандидата внутри компании, вид деятельности которых подразумевает получение персоналом нужного опыта работы.

Тот опыт и те навыки специалиста, которые требуются вашему предприятию, могут быть получены в конкретных фирмах, у которых есть конкретные названия. Поэтому обязательно, в последнем пункте заявления на персонал, указывайте список таких организаций. Подумайте и напишите хотя бы 10 организаций, в которых потенциальный претендент на вашу вакансию может работать в настоящее время.

Подобный список можно составить в таком порядке:
а) полное наименование предприятия;
б) вид деятельности;
в) ссылка на корпоративный сайт;
г) какие должности (включая смежные) кандидат может занимать в них;
д) известные имена, должности, контакты в этих компаниях.

На первый взгляд может показаться, что составлением такого списка (анкеты) должно заниматься само рекрутинговое агентство. Но ваша организация уже не первый год на рынке, вы отлично знаете как рынок, так и его игроков - конкурентов, в которых может работать нужный вам специалист. А специалисту по подбору персонала из рекрутингового агентства понадобится потратить время на то, что бы исследовать ваш рынок, составить список этих же самых предприятий, а затем вести в них поиск сотрудников, работающих сейчас или работавших ранее.

Составив такой список организаций в заявке на подбор кадров для рекрутингового агентства, вы ускорите процесс поиска и отбора кандидата.

Заявка на рабочих

Вы можете использовать шаблон данной заявки для подбора рабочих (электрика, сантехника, сварщика, монтажника и д.р.). Но при заполнении заявки на работников квалифицированного ручного труда, нужно обратить внимание на разделы бланка:

- "Условия найма" - укажите здесь как можно больше конкретики: тарифы, если оплата труда сдельная, размер командировочных (на питание, на проживание). Если предусмотрена система оплаты переработок - укажите, как они оплачиваются. Если желательно иметь автомобиль - укажите размеры компенсации ГСМ и амортизации. Возможно, ваше предприятие может арендовать личный автомобиль рабочего, на котором будет ездить только он (например, выезжать на объекты монтажа) - тогда обязательно напишите в заявке размер ежемесячной аренды а/м.
- "Требования к соискателю" - укажите опыт работы с теми инструментами/аппаратами и знание тех материалов, с которыми он будет работать. Для рабочего крайне важно знать, с какой техникой он будет работать.

Таким образом, чем больше информации вы сможете изложить в заявке на найм персонала (в приложении к договору с кадровым агентством или при оформлении внутренней заявки), тем больше рекрутер (или штатный кадровик) получит аналитического материала для организации системного поиска специалиста. Тем более успешными будут его переговоры и собеседования с возможными соискателями на вашу вакансию. Вы сократите срок предоставления персонала и ускорите момент, когда перед вами сядет новый сотрудник и напишет заявление о приеме на работу.

Решили поручить подбор персонала рекрутинговому агентству – потрудитесь над составлением заявки, чтобы деньги за услугу были потрачены не зря. Мы дадим практические советы и подскажем тонкости составления заявки на подбор персонала , которая сработает с максимальным эффектом. Также в статье вы найдете шаблон составления этого документа , который можете применить в своей компании.

Вы узнаете:

• Для чего и кому нужна заявка на подбор персонала.
• Как правильно ее оформить.
• Какие требования к сотруднику прописывать в заявке, а какие не стоит.
• Как описать преимущества компании, рабочего места, мотивационные факторы и заявке на подбор персонала.

Какие функции выполняет заявка

Какой бы простой на первый взгляд ни была вакансия, составлять заявку при поиске человека на это место необходимо. Этот документ помогает решить несколько задач:

• Работодатель систематизирует свое видение вакансии, требования к функциональным обязанностям и работнику, которого он хотел бы видеть на этом месте. В процессе подготовки заявки могут высветиться скрытые моменты, появится четкое представление, кто действительно нужен компании.
• Заказчик и рекрутер смогут выработать единое понимание заявленных позиций, а в будущем – избежать необоснованных претензий друг к другу.
• Рекрутер будет искать претендентов согласно заявке, соответственно, отсутствие каких-то заявленных качеств, компетенций, условий позволяют отсеивать неподходящие кандидатуры.
• Соискатель будет четко представлять, подходит ли он на заявленную должность, устраивает ли его компания и выставленные ею условия. При отказе также будут четко ясны причины.

Заявка на подбор персонала: образец включает типовые разделы

Общие требования

Даты подачи заявки и ее исполнения	Чтобы поиск не затянулся и рекрутер мог исполнить договор, ориентируясь на указанный срок, необходимо поставить начальную дату сотрудничества и максимальный срок ее исполнения
Заявитель	Указывается наименование компании, общие сведения о ней, включающие виды деятельности, время создания, адрес, сайт, описание особенностей корпоративной культуры, если они отличаются от общепринятого делового этикета. Особый акцент нужно сделать на привлекательных факторах компании, ее преимуществах перед другими подобными. Указать ФИО заказчика, руководителя компании или начальника структурного подразделения, его контактные данные, по которым можно связаться для обсуждения возникающих вопросов сотрудничества. Это может быть несколько лиц, в том числе и то, которое будет принимать решение о соответствии соискателя вакантной должности и принятии его на работу.
Подразделение, в котором открыта вакансия, и наименование должности	В крупной компании могут быть различные филиалы, отделы, которые территориально располагаются не по адресу головного офиса. Указать, куда требуется работник, как правильно в соответствии с перечнем профессий и записью в трудовой книжке будет называться должность.
Подчинение	Кому конкретно подчиняется работник, и сколько человек находится в его подчинении.
Причина возникновения вакансии	Это может быть новая должность, только появившаяся в штате компании, либо прежний сотрудник уволился, собирается увольняться или отсутствует длительное время, например, по состоянию здоровья или находится в декретном отпуске. Эта информация позволить рекрутеру понять, какой работник нужен, а соискатель будет знать, на какой договор можно рассчитывать, был ли наработан определенный опыт на этой должности в компании и т.п.
Порядок отбора	Каким образом будет осуществлено знакомство с кандидатом – собеседование, тестирование, диагностика.

Функциональные обязанности и требования к соискателям

Пожалуй, этот раздел в подборе сотрудника является ключевым. В нем надо указать все, чем предстоит заниматься, какие задачи выполнять, в том числе и специфические, которые будут выполняться нечасто. Сюда же следует отнести систему, по которой будет оцениваться эффективность работы.

Среди требований к кандидату выделяют следующие:

• демографические параметры – пол и возраст с указанием минимальной и максимальной границ, имеет ли это значение;
• гражданство, место жительства, если это необходимо;
• уровень образования – высшее или средне-специальное с акцентом на сферу (гуманитарное, юридическое, экономическое), в том числе дополнительное образование, курсы повышения квалификации;
• какой стаж работы в данной области нужен, допускается ли отсутствие стажа при условии соответствия большинству других заявленных позиций;
• необходимо ли знание иностранного языка, какого именно, на каком уровне (свободное владение, чтение и перевод со словарем или вообще не требуется);
• требуется ли владение персональным компьютером, на каком уровне, навыки владения какими программами должны быть;
• необходимость загранпаспорта;
• нужно ли иметь водительские права, личный автомобиль.

Если какие-то требования в конкретной должности не будут использоваться в соответствии с функциональными обязанностями, то не стоит их выдвигать. С осторожностью нужно относиться к конкретизации личных качеств соискателя, психологических и поведенческих особенностей. Стоит четко отмечать только то, что действительно нужно в работе. Положим, высокие коммуникативные качества будут важны для журналиста, психолога, но не играют особой роли для бухгалтера. Среди дополнительных требований могут быть уместны, например, знание делопроизводства, умение работать в команде, исполнительность и ответственность, готовность работать в ненормированном режиме.

Если у заказчика есть конкретные пожелания, кого он однозначно не желает видеть на этой должности, то можно отдельной строкой выделить ограничения. Например, судимость или предыдущая работа в определенных отраслях.

Самые лучшие работники - предприимчивые сотрудники. Их переполняют новые идеи, они готовы много работать и брать на себя ответственность. Но они же и самые опасные - рано или поздно решают работать на себя. В лучшем случае просто уйдут и создадут свое дело, в худшем - прихватят вашу информацию, пул клиентов и станут конкурентами.

Если Вы уже являетесь подписчиком журнала «Генеральный Директор», читайте статью

Условия работы и мотивационные факторы

В этом разделе помещаются условия сотрудничества работника и работодателя, включая форму работы. Это будет временная занятость или бессрочный договор, с полной или частичной занятостью, основная работа или по совместительству . Сотрудник будет работать в офисе или удаленно, сменный или повременный график, будут ли командировки, в том числе зарубежные. Планируется ли испытательный срок для работника, в каком объеме, какой будет заработная плата в это время и впоследствии, перспективы ее роста. Полный социальный пакет (оплачиваемый отпуск, больничные, пенсионные выплаты) – гарантия государства, но упомянуть об этом будет не лишним.

Чтобы подчеркнуть привлекательные факторы должности, нужно указывать возможные виды оплаты: премии, проценты от продаж, доплаты за особый график, конфиденциальность, компенсации за ГСМ и наем жилья. Также высокими факторами мотивации для сотрудника являются дополнительное медицинское страхование, возможность карьерного роста, возможность пройти профессиональное обучение за счет предприятия, возможность получения выгодных кредитов от компании, ведомственного жилья. Хорошо работает описание рабочего места, особенно если оно качественно оборудовано, соответствует нормам безопасности.

Заявка на подбор персонала: пример

Дата подачи заявки
Инициатор заявки	Зам. директор по кадрам Кирсанов Илья Петрович, тел.+79888888888
Подразделение, в котором открыта вакансия	Финансовый отдел
Сведения о компании
Название компании	Открытое акционерное общество "Глория Джинс"
Вид деятельности	производство и продажа в специализированных магазинах одежды, аксессуаров и обуви для различных категорий взрослого и детского населения
Год основания
Численность сотрудников
Юридический адрес / Фактический адрес	344905, Ростовская область, город Ростов-на-Дону, проспект Солженицына, 106
Официальный сайт	http://www.glori-jean.ru
Сотрудник, ответственный за подбор	Русакова Лилия Ивановна, специалист финансового отдела, +79188855666 [email protected]
Сведения о вакансии
Наименование должности	Системный аналитик
Количество вакансий
Чем вызвано открытие вакансии	Расширение штата
Название подразделения	Отдел программного обеспечения
Кому подчиняется сотрудник	Начальнику отдела Иванкову Ивану Сергеевичу
Количество работников в подчинении
Функциональные обязанности сотрудника	Создание ТЗ для автоматизации бюджетирования Администрирование системы БД 1С8.3 УПП Сбор и наладка обмена данных между УПП и другими системами Обеспечение сохранности данных Предоставление отчетной документации Сотрудничество с работниками бухгалтерии по их консультационно-методическому сопровождению
Ключевые показатели эффективности	Внедрение и отладка системы автоматизации бюджетирования на предприятии
Требования к претенденту
Уровень образования	Высшее или незаконченное высшее образование, продолжает обучение
Специализация	Информационные технологии
Дополнительное образование, повышение квалификации	Не требуется
Опыт работы
Специализированные навыки	Владение основами бухгалтерского учета
Наличие сертификатов и допусков	Приветствуется наличие сертификата, позволяющего обучать работе в программе 1С Бухгалтерия
Иностранные языки	Не обязательно
Владение компьютером	Знание и уверенное пользование программами 1С в версии 8.0, Word, Excel
Водительские права	Не требуются
Личный автомобиль	Не требуется
Наличие заграничного паспорта	Не обязательно, при необходимости – оформление за счет компании
Деловые качества	Ответственность, инициативность
Возможные отрасли, кандидаты из которых могут подойти	Швейное производство желательно, но не обязательно
Ограничения для кандидатов, которые не рассматриваются	Судимость по статьям, связанным с преступлениями против личности, собственности, безопасности общества
Гражданство, место прописки	Не имеет значения
Условия работы
Форма занятости	Основная работа Полная занятость в офисе Бессрочный договор
Режим работы	График с 9 до 18, пятидневная рабочая неделя, перерыв с 13 до 14
Возможна ли сверхурочная работа
Испытательный срок, зарплата на это время	2 месяца, 32 000 рублей
Заработная плата во время постоянной работы	41 000, выплаты 2 раза в месяц, премия по итогам каждого квартала. Возможность ежегодного повышения на уровень инфляции
Социальный пакет	Оформление по ТК РФ Полный социальный пакет с оплатой отпуска, больничного, пенсионное страхование Отпуск 28 дней с возможностью разделения на 3 части (14/7/7) Компенсация за мобильную связь в размере 1 000 рублей Возможность проживания в благоустроенном общежитии
Условия труда (рабочее место)	Компьютеризировано, соответствует требованиям безопасности по освещенности, шумам, не входит в число вредных производств
Командировки (местные, региональные, зарубежные, какую часть рабочего времени занимают)	Возможны командировки в Казахстан, Украину, Китай, Вьетнам 1-2 месяца
Преимущества вакансии	Есть возможность для карьерного роста, повышения квалификации, получения дополнительного образования за счет компании Наличие профессиональных наставников, высокий уровень ответственности всего коллектива.
Риски, которые могут возникнуть	Возможность перевода на работу в другой город
Дополнительная информация	Скидки на приобретение продукции компании
Порядок отбора кандидата	Процедура открытая. Тестирование в течение 1 рабочего дня. Результаты тестирования определяет Бумаков Иван Сергеевич
Максимальный срок завершения вакансии
Особые условия

Это примерный вид заявки, справочник с полным набором полей, которые можно использовать частично или полностью в зависимости от вакансии и от пожеланий агентства, которому заявка будет подана. Возможно, HR-менеджер предложит внести в заявку и другие сведения, не стоит отказываться. Сотрудничество с отделом подбора кадров должно быть продуктивным ради главной цели – найти нужного специалиста.

1. Отдел __________________________________________________________________ 2. Должность ______________________________________________________________ ТРЕБОВАНИЯ К КАНДИДАТУ 3. Содержание работы (основные цели, задачи, обязанности): ________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 4. Режим и условия рабочего времени: ______________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 5. Требования к профессиональным знаниям кандидата: _______________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 6. Требования к опыту работы кандидата: ___________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 7. Требования к личным качествам кандидата: _______________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 8. Дополнительные требования (возраст; пол; место жительства, регистрации и др.): _____________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 9. Форма и размер оплаты труда: ___________________________________________ ___________________________________________________________________________ Уровень срочности _________________________________________________________ Руководитель: _____________________________________________________________ Дата: _____________________________________________________________________

Источник - "Кадровик.ру", 2012, № 2

Похожие документы

• Заявка на перечисление субсидии из федерального бюджета бюджету субъекта Российской Федерации на софинансирование расходных обязательств субъекта Российской Федерации, возникающих при назначении ежемесячной денежной выплаты, предусмотренной пунктом 2 Указа Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 г. № 606 "О мерах по реализации демографической политики Российской Федерации"
• Заявка на перечисление субсидии из федерального бюджета (приложение к соглашению о предоставлении субсидий из федерального бюджета бюджетам субъектов Российской Федерации на софинансирование природоохранных мероприятий, предусмотренных федеральной целевой программой "Охрана озера Байкал и социально-экономическое развитие Байкальской природной территории на 2012 - 2020 годы") (рекомендуемый образец)
• Заявка на перечисление субсидии на денежные выплаты врачам и медицинским сестрам, оказывающим первичную медико-санитарную помощь в федеральных учреждениях здравоохранения ведомственного подчинения, выполняющих государственное задание по оказанию дополнительной бесплатной медицинской помощи, при условии размещения в этих медицинских учреждениях муниципального заказа
• Заявка на перечисление из федерального бюджета иных межбюджетных трансфертов бюджету субъекта Российской Федерации на выплату стипендий Президента Российской Федерации студентам и аспирантам очной формы обучения образовательных учреждений высшего и дополнительного профессионального образования и научных организаций, находящихся в ведении субъектов Российской Федерации (приложение к соглашению)
• Заявка на перечисление из федерального бюджета иных межбюджетных трансфертов на выплату стипендий Правительства Российской Федерации для студентов образовательных учреждений, обучающихся по очной форме обучения по имеющим государственную аккредитацию, находящихся в ведении органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, и в муниципальных образовательных учреждениях профессионального образования и научных организациях (приложение к соглашению)

Секретарям, особенно в небольших организациях, время от времени приходится участвовать в подборе персонала, особенно близкого по профессии: делопроизводителей, архивариусов и т.п. Для кадровиков это вообще должностная обязанность. Часто оказывается, что начальники отделов, которым понадобился новый сотрудник, не могут внятно сформулировать свою просьбу. «Найди мне хорошего человека» – это не заявка на подбор персонала, а робкая надежда будущего руководителя нового работника. Заявка должна быть максимально подробной. В статье вы найдете бланк заявки, который можно скачать и пользоваться им, а также образец ее заполнения, чтобы показывать коллегам, как должна выглядеть готовая заявка.

Для чего нужна заявка

Заявка нужна для того, чтобы руководитель, в первую очередь, сам понял, кого и зачем он хочет найти, а во-вторую – письменно оформил свои мысли на бумаге. Так точно никто ничего не забудет.

Документооборот заявок в разных компаниях осуществляется по-разному: где-то их собирают исключительно в электронном виде, где-то относятся со всей серьезностью, получают в качестве приложения к служебным запискам и подшивают в специальное дело. Пожалуй, все зависит от величины организации: чем она крупнее, тем больше заявок, а чем больше заявок – тем важнее все держать в порядке. Оставляю этот вопрос на совести тех, кто будет пользоваться заявкой. Но не могу не сообщить: согласно Перечню документов с указанием сроков хранения, заявки на подбор персонала хранятся в течение 5 лет (ст. 650).

— это всего лишь сервисная функция. Во главе угла стоят бизнес-процессы, которые приносят деньги — продажи, производство и далее по списку. С этим трудно не согласиться. На первый взгляд.

Пример из нереальной жизни.

Давайте на секунду представим ситуацию. В компании в один момент на местах менеджеров по продажам оказались оперные певцы, на складе — балерины, а в кресле генерального директора — оленевод с Аляски. Здорово, да? Только страшновато за судьбу предприятия. Ситуация гротескная. Доиграем её до конца.

Лукавый ответ HRa: «Вы просили обеспечить предприятие творческими сотрудниками с нестандартным подходом. Других вводных от вас не поступало. Вот, полюбуйтесь, заслуженные артисты, почётные деятели искусств, примы с дипломами международных конкурсов. Очень творческие и совершенно нестандартные».

Собственник из последних сил, сползая по стене офиса: «А почему оленевод???».

HR: «Вы просили выносливого и стрессоустойчивого. Этот один в лесу целую зиму выжил. Очень выносливый. По кости режет, даже выставки были, дипломы есть — творческий. Имеет опыт управления оленьими стадами и собачьими упряжками. Волков и медведей не боится — стрессоустойчивый».

Занавес.

Мы, конечно, очень сильно утрировали. Наш пример призван заострить внимание на том, что без правильно организованного подбора персонала бизнес эффективно функционировать и приносить прибыль не может. И относиться к этому процессу нужно серьезно, выстраивать его, формализовывать и описывать в соответствующем регламенте.

Регламент по подбору персонала

Обычно подобный документ включает в себя следующие основные моменты.

Название раздела	Описание
Общие положения	Определяются цели: заполнение штатных вакансий, закрытие вновь возникающих позиций, сбор информации о рынке труда, составление внешнего кадрового резерва. Назначаются исполнители, ответственные и лица, принимающие окончательные решения.
Формирование заявки на подбор персонала (заявка на подбор персонала образец)	Фиксируются: инициатор, порядок обработки, если вакансия штатная, порядок утверждения заявки на новую должность или расширение штата по существующим должностям, сроки принятия и обработки, формы подачи (устная, бумажная, электронная).
Методы поиска	Предлагаются варианты ведения поиска и условия перехода от одного к другому: Внутренний поиск среди сотрудников компании, включая внутренний кадровый резерв. Размещение вакансии на внешних ресурсах. Активный поиск на работных сайтах и в социальных сетях. Внешний кадровый резерв. Передача внешним исполнителям: HR-фрилансеру или рекрутинговому агентству .
Первичный отбор кандидатов по резюме	Описывается процесс сбора и анализа информации о кандидатах, проверка на соответствие заявке на подбор персонала, предоставление отобранных резюме инициатору.
Собеседование и оценочные процедуры	Фиксируются этапы собеседования, участники каждого этапа, методы подтверждения квалификации кандидата: тестирование, деловые игры, творческие задания, сбор рекомендаций с предыдущих мест работы. Определяются временные рамки этапов, сроки обратной связи от инициатора.
Принятие решения о закрытии вакансии, приостановка или окончание процесса поиска	Процедура информирования исполнителей о закрытии вакансии или других причинах прекращения поиска.
Форма заявки на подбор персонала	Документ, который необходимо заполнить инициатору

Не трудно заметить, что весь регламент пляшет вокруг заявки на подбор персонала. От того насколько полно, однозначно, достоверно и тщательно будет заполнен этот документ, зависит, попадут ли в вашу компанию именно те сотрудники, которые вам нужны, или будет, как в нашем примере из нереальной жизни.

Внутренняя заявка на подбор персонала

Как мы уже отмечали, решение о необходимости поиска нового сотрудника принимает руководитель подразделения. А потому все «тяготы» заполнения заявки лягут на его плечи. Кто, как не будущий начальник и наставник, знает все детали и тонкости функционала, необходимые навыки и опыт, человеческие качества будущего члена его команды.

Рассмотрим и прокомментируем основные моменты.

1. Наименование должности . Заполнить эту графу будет несложно.

2. Функциональные обязанности и задачи, наличие подчиненных . Описываем все, что предстоит делать. Важно помнить, что задачи сотрудника вытекают из целей подразделения, а те, в свою очередь, из целей компании. Работа над заявкой — хорошая возможность проверить, не прерывается ли где-нибудь эта цепочка. У вас наверняка есть готовые шаблоны описаний должностных обязанностей, не забывайте проверять их на актуальность. Указывайте специфические задачи, выполнение которых требуется редко, но является важным.

3. Ключевые показатели эффективности . Каких результатов вы ожидаете от выполнения функциональных обязанностей и задач должности. Как они будут измеряться.

4. С чем связано открытие вакансии . Повышение предыдущего работника, выход сотрудницы в декрет, увеличение штата в связи с ростом бизнеса, замена ушедшего на пенсию, перераспределение обязанностей в отделе, открытие нового направления. Все это даст одну из многих подсказок рекрутеру, какой сотрудник более всего подойдет на позицию.

5. Профессиональные и личностные компетенции. Знания, навыки, умения, личные качества, психологические и поведенческие особенности. Это портрет вашего идеального кандидата. Значительно увеличит скорость и эффективность подбора разделение компетенций по степени важности:

• определитесь с набором критически важных характеристик,
• укажите желаемые и
• отметьте необязательные.

Компетенции — это отражение должностных обязанностей. Нужно обращать внимание на эту связку, чтобы не перегружать вакансию излишними требованиями. Если вы хотите найти уборщицу, не стоит упирать на наличие высшего образования, бухгалтеру вовсе не обязательно быть суперкоммуникабельным, а менеджеру по продажам сельскохозяйственных запчастей отечественного производства на внутреннем рынке никак не поможет в работе свободный английский.

У работника, который не на полную катушку использует свои навыки, вполне может возникнуть желание найти такое место, где он сможет это делать. Не рисуйте «лишних» компетенций. Тогда вам не придется придумывать какие-то способы их реализации, чтобы удержать людей. Или будьте готовы терять сотрудников.

6. Опыт работы. Насколькоон важен. Допускаются ли отклонения от минимального значения, если в остальном кандидат уж очень хорош и обладает всеми без исключения заявленными компетенциями.

7. Условия труда. Где работает сотрудник: в офисе, удаленно, в смешанном формате, много бывает в разъездах по городу, в командировках, международных поездках. Рабочий день, сменность, выходные, праздники, длительность отпуска.

8. Компенсации и льготы. Заработная плата, премии, проценты от продаж, опционы, сроки выплат и пропорции, компенсация больничных, медицинская страховка и т.п.,

9. Ограничения на подбор. Опишите, кого вы точно не хотите видеть. Это могут быть представители определенных компаний, отраслей и т.д.

10. Желаемый срок закрытия вакансии и дедлайн.

11. ФИО, должность и контакты заявителя.

HR-специалист будет рад получить от бизнес-заказчика такой документ.

Заявка на подбор персонала для внешнего исполнителя

Внутренний рекрутер в полной мере владеет информацией о компании, корпоративной культуре и прочих важных нюансах. Если задачу передают HR-фрилансеру или кадровому агентству её нужно дополнить следующими деталями:

• Название компании.
• Контактные данные всех заинтересованных представителей компании.
• Испытательный срок: его наличие и длительность, возможности сокращения.
• Описание процедуры отбора, принятой в компании.
• Открытость или закрытость информации о поиске.
• Презентация компании и краткая характеристика корпоративной культуры.

Заявка на подбор персонала (образец)

Мы постарались собрать для вас полный набор полей, который может содержать заявка на подбор персонала. Это, своего рода, справочник. Вы можете использовать его целиком или частично в зависимости от профиля вакансии и получателя заявки.

Полная информация о компании
Название компании (полное и сокращенное)
Виды деятельности
Год основания
Количество сотрудников
Юридический адрес
Фактический адрес
Сотрудник, ответственный за подбор (ФИО, должность, телефон, e-mail)
Бизнес-заказчик подбора (ФИО, должность, контакты e-mail)
Дополнительная информация
Информация о вакантной позиции
Наименование должности
Необходимое количество сотрудников
С чем связано открытие вакансии
Название подразделения/отдела/департамента/группы
Непосредственный руководитель сотрудника
Наличие подчиненных (подразделения, должности, количество)
Задачи и функциональные обязанности
Ключевые показатели эффективности
Требования к кандидату
Возрастные рамки (от … до…)
Уровень образования
Специализация по образованию
Дополнительное образование, повышение квалификации
Опыт работы
Специализированные навыки
Наличие допусков и сертификатов
Иностранные языки (перечень и уровень владения)
Владение компьютером (общий уровень, специализированное программное обеспечение)
Личный автомобиль (наличие, возможность использования в рабочих целях)
Наличие заграничного паспорта
Личные качества
Желаемые отрасли, компании, кандидаты из которых наиболее желательны
Ограничения поиска (каких кандидатов не будете рассматривать)
Гражданство, регион регистрации
Дополнительная информация
Условия сотрудничества
Форма занятости (в офисе/удаленно, частичная занятость/полная занятость, в штат/ по гражданско-правовому договору, срочный контракт/бессрочный контракт, работа по совместительству)
Режим работы (время начала, время окончания, длительность рабочей недели, выходные)
Необходимость сверхурочной работы
Испытательный срок
Заработная плата на испытательный срок
Заработная плата после испытательного срока (размер, порядок формирования, сроки выплаты)
Возможность увеличения заработной платы, если на текущем месте работы доход кандидата больше
Социальный пакет: Отпуск — количество дней в году, на сколько частей может быть разделен, максимальная и минимальная длительность. Оплата больничных листов. Компенсация расходов (на питание, мобильную связь, ГСМ, ДМС, проезд и т.п.)
Условия труда (рабочее место)
Командировки (местные, региональные, зарубежные, какую часть рабочего времени занимают)
Преимущества вакансии
Риски, к которым должен быть готов кандидат
Дополнительная информация
Описание процедуры отбора
Закрытость/открытость информации о подборе
Этапы отбора (количество, последовательность, длительность, периодичность, ответственные сотрудники)
Желаемый срок закрытия вакансии, дедлайн
Особые условия

Никто не любит «писать бумажки». Но, в рассматриваемом нами случае, стоит сделать над собой усилие. Грамотное заполнение заявки на подбор персонала — это тоже работа. И делать её надо хорошо. Тогда все сотрудники будут на своих местах.

Вам нужен подбор персонала, есть сложная заявка?